Dokumentenmanagement
Die sichere und transparente Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten
Vorteile für Ihr Unternehmen
Erstellung von Dokumenten
Die Erstellung von Dokumenten im Unternehmen kann durch ein angepasstes Dokumenten Management System unterstützt werden.
Vereinheitlichte Prozesse
Muster-Dokumente (Templates) erleichtern und vereinheitlichen wiederkehrende Aufgaben im Unternehmen.
Effiziente Workflows
Das DMS in Verbindung mit einem (externen oder enthaltenen) Workflow-System sorgt für eine effiziente Gestaltung wiederkehrender Arbeitsabläufe bei der Weiterleitung von Dokumenten.
Leichte Bedienbarkeit
Ein mit Microsoft Office® und/oder Microsoft Office SharePoint Server® (MOSS) integriertes DMS nutzt die leicht bedienbare, vertraute Microsoft-Oberfläche.
Sichere Dokumentenablage
Mit einem DMS stellen Sie sicher, dass alle Dokumente entsprechend der Compliance Bestimmungen abgelegt sind und die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Verringerte IT-Kosten
Ein DMS sorgt für eine transparente Kostenstruktur: Die effiziente Dokumentenablage spart teuren Plattenplatz, zugleich können mit einem DMS Ablage-Dubletten vermieden und günstigere Speicher ausgewählt werden.
Dokumentenmanagement im Unternehmen
Der Verwaltung, Bearbeitung, Bereitstellung und (gemeinsamer) Nutzung von Dokumenten in Unternehmen kommt nicht erst heutzutage eine wesentliche Bedeutung zu. Mit der Möglichkeit, alle Dokumente auch am Computer zu erstellen, verarbeiten und gemeinsam zu bearbeiten, ergeben sich Synergiepotentiale, aber auch Risiken für Unternehmen, die genutzt und kontrolliert werden müssen.
In vielen Unternehmen führen heute noch große Dateisysteme/-Server sowie die individuelle, nicht integrierte Nutzung von Microsoft Office bei der Dokumentenerstellung zu Wildwuchs und unkontrolliertem Datei-Wachstum.
Ein einheitliches Dokumentenmanagement (DMS) im Unternehmen unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter dabei, den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zu kontrollieren – von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung.
Sowohl Dokumente, die im Unternehmen erstellt werden wie auch Dokumente, die z.B. per eMail von außen ins Unternehmen kommen, können so revisionssicher abgelegt werden.
Anwendungsbereiche für Ihr DMS
Dokumenten Management Systeme decken verschiedene Aufgaben im Unternehemen ab: Von der Erfassung der Dokumente bis hin zur Vertragsverwaltung unterstützt das DMS Sie und Ihre Mitarbeiter.
Aktenlösungen
Effektives Dokumentenmanagement durch zentrale Verwaltung im Unternehmen
Vertragsmanagement
Archivierung & Strukturierung von Informationen, Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen
SharePoint Integration
Einheitliche und übersichtliche Datensammlung für Mitarbeiter und Kunden
Welche Aspekte sind für Ihr Unternehmen relevant?
Wir unterstützen Sie dabei, die für Ihr Unternehmen relevanten Aspekte und Funktionalitäten zu identifizieren und erläutern Ihnen die möglichen Schritte einer DMS-Einführung. Damit Sie die vielfältigen Möglichkeiten eines DMS nutzen können.
Dokumentennutzung im Unternehmen
Bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen:
Intelligente Zugriffssteuerung
Berechtigungsmanagement
Versionsverwaltung
Informationen schnell und einfach: Effektive Suche und Navigation im Dokumentenbestand
Moderne Dokumenten Management Systeme verwalten Dokumente nicht nur effizient, sie unterstützen den Anwender auch beim Suchen und noch wichtiger beim Finden gesuchter Dokumente bzw. Informationen. Der effektiven Suche und Navigation im Dokumentenbestand kommt hohe Bedeutung zu, will man sicherstellen, dass die Anwender im Unternehmen auf das Wissen bzw. die bereits geleistete Vorarbeit anderer zugreifen können.
Eine Navigation im Dokumentenbestand, die den im Unternehmen gelebten Konventionen entspricht, aber auch die Möglichkeit bietet, in verschiedenen (virtuellen) Strukturen durch die Dokumente zu blättern, sollte vom DMS gleichzeitig unterstützt werden.
Die Visualisierung bzw. Strukturierung von Dokumenten durch Übersichten oder in Verzeichnissen (ähnlich wie im Dateisystem) ist nur der erste Schritt. Heutzutage sucht der Anwender Dokumente im Kontext der Geschäftsprozesse, die er bearbeitet. Deswegen können gleiche Dokumente in verschiedenen Zusammenhängen vorkommen, z.B. im Vertrieb und im Einkauf, somit also in verschiedenen Akten bzw. Sichten.
Extended ECM
SAP ECM-Erweiterung
Wenn Dokumente für verschiedene Geschäftsprozesse genutzt werden, ist es notwendig, Informationen und Dokumente aus verschiedenen Systemen (ERP/CRM/Host/DMS) zur Verfügung zu haben – aus den Systemen, wo sie entstehen. Im Falle des ERP-Systems, allen voran SAP, ermöglicht eine Integration des DMS, zusätzlich zu den Informationen rund um die Dokumente selber auch Informationen aus dem Geschäftsprozess in die aktuelle Bearbeitung einzubeziehen – beispielsweise Informationen zum Kunden oder Lieferanten.
OpenText Content Server SmartUI
Der OpenText Content Server bietet mit der neuen SmartUI Oberfläche nun ein zeitgemäßes Benutzerinterface. Die moderne Kacheloptik ermöglicht dabei auch die Umsetzung eines „Responsive Design“, welches die Darstellung der Inhalte für verschiedene Formate auf unterschiedlichen Endgeräten automatisch optimiert. Die SmartUI Oberfläche lässt sich im Standard bereits in Grenzen individuell an kundenspezifische Anforderungen hinsichtlich Funktionalität und Design anpassen.
Doch was, wenn die Standardmethoden für die individuelle Anpassung nicht ausreicht?
Eine deutlich weiter gehende Anpassung des SmartUI inklusive der Einbindung eigenentwickelter Funktionalitäten ist durch individuelle Programmierung ebenfalls möglich.
Wir helfen Ihnen gerne, Ihr spezifisches Design und Ihr gewünschtes Bedienkonzept zu konzipieren und zu verwirklichen!